Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Принятые изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации дают возможность вести электронный документооборот в сфере трудовых отношений без его дублирования на бумаге. Это расширит возможности работодателя и работника, например, при трудоустройстве. Однако есть и исключения, в частности, в бумажном формате должны вестись акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труд, независимо от принятого работодателем вида документооборота.

Цифровизация экономики в России набирает обороты, и сфера трудовых отношений не осталась в стороне. 17 ноября депутаты Госдумы приняли в третьем финальном чтении проект закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)». Документ направлен на реализацию задач программы «Цифровая экономика РФ».

Законопроект определяет электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание, применение и хранение их участниками документации, оформленной в электронном формате без наличия аналогичных документов на бумажном носителе.

Как утверждается в пояснительной записке к проекту закона, сейчас работодатели вправе сами выбирать в какой форме (бумажная или электронная) вести документацию, связанную с производственной деятельностью, за исключением случаев, когда законодательство напрямую обязывает получить роспись сотрудника (трудовой договор, соглашение о материальной ответственности и еще около 30 видов других кадровых документов). Это лишает возможности наймодателей вести такие документы исключительно в электронном формате.

Принятие законопроекта дает возможность вести электронный документооборот без его дублирования на бумаге, что расширит возможности, например можно будет проводить удаленное трудоустройство. Претенденты на занятие вакантного места смогут рассматривать варианты трудоустройства в ином регионе, пройдут дистанционное собеседование, тестирование, а также станут заключать трудовой договор удаленно.

Работникам не нужно будет посещать отдел кадров для подписания документов, связанных с трудовой деятельностью. Вместо этого они начнут пользоваться электронной подписью.

Электронный документооборот станет выполняться с помощью Федеральной государственной информационной системы (ФГИС) «Работа в России». Альтернативой этому может выступать информационная система самого работодателя, которая предоставляет возможность подписывать электронные документы.

Для подписания электронной документации станет использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, а также усиленная неквалифицированная электронная подпись при условии применения ключа идентификации в информационной системе, которую выбрал работодатель для информационного взаимодействия.

Перед третьим окончательным чтением в проекте закона оказались прописаны исключения. В частности, в нем сказано, что положения нового закона (ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ) не распространяются на акты о несчастных случаях на производстве и на документы, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Таким образом, эти документы по-прежнему будут вестись в бумажном формате независимо от принятого работодателем вида документооборота.