г. Саратов,
Ул. Некрасова. 43 а, 8 Н
8 (8452) 57-50-50
8 (952) 270-80-94

Аудит и разработка
кадровой документации

Что такое «Кадровая документация»

Кадровая документация-это группа документов, создаваемые при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, регламентации обязанностей персонала, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации.
Любые отношения, в которые люди вступают в процессе трудовой деятельности, регламентируются.
 То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника (Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 385 с, с. 94).

Что же относится к кадровой документации?
  1. Трудовой договор (трудовой контракт);
  2. Должностная инструкция;
  3. Положение о кадровой службе;
  4. Положение о персонале;
  5. Правила внутреннего трудового распорядка;
  6. Штатное расписание;
  7. Положение о премировании;
  8. Положение об оплате труда;
  9. Положении об аттестации сотрудников и многое другое, в зависимости от размеров компании.

Все перечисленные документы входят в систему кадровой документации,то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.
    Поэтому так важно, чтобы кадровая документация любого предприятия  велись в установленном законодательством порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, больничных, отпускных и т.д. Кадровые документы могут проверить контролирующие органы, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в соответствующие органы государственного управления. 
Но зачастую работодатель не уделяет кадровой документации должного внимания.
Многие организации уже столкнулись с последствиями такого отношения. Это вылилось в начисление штрафных санкций, получение судебных исков и др.

В целях недопущения перечисленных неприятностей и приведения системы кадровой документации в соответствие с законодательством необходимо  проведение аудита кадрового делопроизводства.

Аудит кадрового делопроизводства- это проверка ведения кадровой документации в соответствии с Российским законодательством и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий данных нарушений.

Аудит кадрового делопроизводства необходим, как правило, в следующих случаях:
  • при смене работника, отвечающего за ведение кадровых документов;
  • при запланированной проверке компании (компания включена в план проверок трудовой инспекции и т.д.);
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата во время заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при приведение кадровых документов в соответствие с действующим законодательством после произошедших изменений в нем;
  • при проведении массового высвобождения работников.

Виды аудита кадровой документации

Возможно проведение следующих видов внутреннего аудита кадровой документации:

сплошной аудит кадровой документации, при котором проверке подвергается вся кадровая документация за определенный период;
выборочный аудит кадровой документации, при котором анализируется часть кадровой документации;
целевой аудит кадровой документации. Он проводится применительно к конкретному работнику или группе работников, с которыми организация находится в конфликтном или предконфликтном состоянии и в связи с этим необходимо, чтобы все кадровые документы были в полном порядке.

Кроме того, аудит кадрового делопроизводства может быть разделен на такие разновидности, как:

профилактический аудит кадрового делопроизводства. Он направлен на превентивное устранение недостатков ведения кадрового учета, упредив при этом возникновение проблемы;
оперативный аудит кадрового делопроизводства. Его необходимо проводить перед проверкой соответствующих контролирующих органов, о возможности проведения которой организации достоверно известно.

Обзорный и общий аудит кадровой документации

Также можно выделить обзорный и общий аудит кадровой документации.

Обзорный аудит кадровой документации

Проверка документации проводится на условиях выборки. На коэффициент выборки влияют такие факторы, как общее количество документации, количество лиц, допущенных к ведению документов, и др. Проверяется та часть документов, анализ которой позволит представить текущую картину состояния кадровой документации.

Это дает возможность показать общее состояние кадровой документации с указанием на типичные ошибки, выявленные в ходе аудита.

Общий аудит кадровой документации

Производится поштучная проверка всех кадровых документов, нарушение ведения которых может повлечь за собой санкции со стороны контролирующих органов.

При этом выявляются все допущенные нарушения при ведении кадровой документации в представленных для аудита документах. На каждое из них необходимо указать.


Аудит кадровых документов включает в себя:

  • проверка соблюдения необходимых сроков хранения документов;
  • проверка наличия в компании обязательных локальных нормативных актов и ознакомление с ними сотрудников компании;
  • проверка полноты состава кадровой документации;
  • проверка системы регистрации и хранения документации;
  • проверка наличия трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним;
  • проверка ведения трудовых книжек;
  • проверка документации по охране труда;
  • проверка иных аспектов работы, актуальных для компании.

Этапы аудита кадровых документов:

1. проверка наличия у компании, в соответствии с требованиями законодательства РФ обязательных кадровых документов;
2. предоставление компанией запрашиваемых документов;
3. аудит предоставленных документов;
4. составление Отчета по результатам выполненной проверке кадровых документов.

Содержание Отчета:
1. список предоставленных документов компанией;
2. список выявленных нарушений (с ссылками на конкретные статьи нормативных правовых актов, по которым у компании есть нарушения) ;
3. рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение); 
4. оценка рисков по каждому нарушению возможности трудового конфликта или последствий проверки контролирующими органами.

Акции:
Стоимость оказания услуги за одного сотрудника от 1000 рублей.
 
Бесплатные консультации для наших клиентов.
 
Если Вы крупное промышленное предприятие или крупная компания, имеющая офисных работников от 500 р.м., то напишите нам на почту или оставьте заявку на сайте:
Согласие с политикой конфиденциальности и обработкой персональных данных